Aufbewahrungspflichten
In Deutschland gelten allgemein Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren für medizinische Unterlagen, einschließlich der genannten Untersuchungen:
- EKG (Elektrokardiogramm): Elektrokardiogramme sollten gemäß den deutschen Aufbewahrungspflichten für medizinische Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- ERGO (Ergometrie/Belastungs-EKG): Auch für Ergometrie-Untersuchungen oder Belastungs-EKGs gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
- LUFU (Lungenfunktionsprüfung): Lungenfunktionsprüfungen, die auch als Spirometrie bezeichnet werden, sollten ebenfalls für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
- LZRR (Langzeit-Blutdruckmessung ): Langzeit-Blutdruckmessungen die über einen längeren Zeitraum durchgeführt werden, unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
- LZEKG (Langzeit-EKG, Holter-EKG): Langzeit-EKG-Aufzeichnungen oder Holter-EKGs sollten ebenfalls für 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Sonografie-Untersuchungen sollten ebenfalls für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren gelten für die Aufzeichnungen der durchgeführten Untersuchungen, die erzeugten Bilder/Beispiele, die Befunde und alle anderen relevanten Informationen.
Die Aufbewahrungspflichten dienen dazu, die Dokumentation der medizinischen Untersuchungen sicherzustellen, um eine spätere Überprüfung, Rückverfolgbarkeit und gegebenenfalls eine erneute Beurteilung zu ermöglichen. Sie können auch für medizinische Haftungsfragen und Forschungszwecke relevant sein.
Lit: BUNDESÄRZTEKAMMER KASSENÄRZTLICHE BUNDESVEREINIGUNG: „Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis“; Deutsches Ärzteblatt | DOI: 10.3238/arztebl.2021.ds02; https://www.kbv.de/media/sp/Empfehlungen_aerztliche_Schweigepflicht_Datenschutz.pdf
Aufbewahrung elektronisch oder in Papierform
Die in Papierform vorliegenden Behandlungsunterlagen können eingescannt und anstelle des Originals elektronisch aufbewahrt werden. Bei diesem sog. ersetzenden Scannen kommt dem elektronischen Dokument allerdings nicht derselbe Beweiswert zu, wie dem als Urkunde zu qualifizierenden Original. Ärzte haben daher im Einzelfall abzuwägen, ob die in Papierform vorliegenden Dokumente nach dem Scannen vernichtet oder aufbewahrt werden. Die Beweiswirkung dürfte sich aber durch ein zertifiziertes Scanverfahren, das ein nachträgliches Eingreifen in die gescannten Dokumente und deren Änderung verhindert, erhöhen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dazu eine technische Richtlinie, die auch für das Gesundheitswesen geeignet ist, erlassen.Hierin heißt es: „Ziel ist es, die mit einer Vernichtung des Originaldokuments stets einhergehende Verringerung des Beweiswerts für den jeweiligen Anwender durch einen an das Original möglichst weit angenäherten Beweiswert des – in einem nachweisbar ordnungsgemäßen Prozess erstellten – Scanproduktes selbst auszugleichen, zu minimieren oder sichtbar zu machen.“ (S. 5)
Lit: BUNDESÄRZTEKAMMER KASSENÄRZTLICHE BUNDESVEREINIGUNG: „Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis“; Deutsches Ärzteblatt | DOI: 10.3238/arztebl.2021.ds02; https://www.kbv.de/media/sp/Empfehlungen_aerztliche_Schweigepflicht_Datenschutz.pdf
Die zivilrechtlichen Höchstverjährungsfrist
Solange Rechtsstreitigkeiten drohen, besteht das Recht zur Aufbewahrung der Unterlagen. Angesichts der zivilrechtlichen Höchstverjährungsfrist sind dies maximal 30 Jahre.
Lit: WIENKE & BECKER – RECHTSANWÄLTE KÖLN; „Löschung von Patientendaten – DSGVO gegen Berufsrecht“ am 11.4.2022; https://www.kanzlei-wbk.de/aktuelles-medizinrecht/loeschung-von-patientendaten-%E2%80%93-dsgvo-gegen-berufsrecht-243.html Stand am 3.6.2022
Aufbewahrung der EKG-, ERGO-, LUFU-, LZRR-, LZEKG – oder Sono-Untersuchungen direkt in der Patientenakte und nicht als Link auf andere Software?
Ja, es ist üblich und empfehlenswert, die Aufzeichnungen von EKG, ERGO, LUFU, LZRR, LZEKG oder Sonografie-Untersuchungen direkt in der Patientenakte aufzubewahren und nicht nur als Links oder Verweise auf andere Software oder Systeme.
Die direkte Aufbewahrung der Untersuchungsergebnisse in der Patientenakte bietet mehrere Vorteile:
- Vollständige Dokumentation: Durch die direkte Aufbewahrung werden alle relevanten Untersuchungsergebnisse und Berichte in einer zentralen Quelle zusammengefasst, nämlich der Patientenakte. Dies ermöglicht eine vollständige Dokumentation und eine umfassende Einsicht in die medizinische Historie des Patienten.
- Einfacher Zugriff: Wenn alle Untersuchungsergebnisse direkt in der Patientenakte gespeichert sind, können Ärzte und medizinisches Personal leicht darauf zugreifen, ohne auf externe Systeme oder Links angewiesen zu sein. Dies erleichtert den Workflow und spart Zeit bei der Suche nach den benötigten Informationen.
- Kontinuität der Versorgung: Die direkte Aufbewahrung in der Patientenakte gewährleistet eine kontinuierliche Versorgung und einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen medizinischen Fachkräften, die an der Behandlung des Patienten beteiligt sind. Es erleichtert die Übertragung von Informationen und ermöglicht eine umfassende Betreuung.
- Datenschutz und Sicherheit: Durch die direkte Aufbewahrung in der Patientenakte können angemessene Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit ergriffen werden, um die Vertraulichkeit der Patientendaten zu gewährleisten.
Es ist wichtig, dass die Aufbewahrung in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen erfolgt. Es wird empfohlen, sich bei den zuständigen Behörden, medizinischen Fachgesellschaften oder Rechtsexperten über die spezifischen Richtlinien und Vorschriften zur Aufbewahrung von medizinischen Unterlagen in der Patientenakte zu informieren, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.